Gebruikers uitnodigen

Doel

Na dit hoofdstuk:

Heb je collega’s uitgenodigd op het juiste e-mailadres;
Begrijp je het verschil tussen een beroep en een rol;
Weet je hoe je openstaande uitnodigingen volgt, opnieuw verzendt of annuleert.

Vereisten

Je bent ingelogd als organisatiebeheerder (zie Eerste keer inloggen).
Je hebt het werk-e-mailadres van de collega die je wilt uitnodigen.

1. Beroep versus rol

Aeyes maakt onderscheid tussen beroep (wie iemand is) en rol (wat iemand mag in het systeem):

Begrip	Toelichting
Beroep	De professionele functie van de collega — bijvoorbeeld oogarts, optometrist, TOA, secretaresse. Bepaalt onder andere of een BIG-nummer relevant is.
Rol	De rechten in het systeem — bijvoorbeeld organisatiebeheerder, planning, hostess, receptionist. Bepaalt welke schermen iemand ziet en welke acties die mag uitvoeren.

Begrip

Toelichting

Beroep

De professionele functie van de collega — bijvoorbeeld oogarts, optometrist, TOA, secretaresse. Bepaalt onder andere of een BIG-nummer relevant is.

Rol

De rechten in het systeem — bijvoorbeeld organisatiebeheerder, planning, hostess, receptionist. Bepaalt welke schermen iemand ziet en welke acties die mag uitvoeren.

Bij het uitnodigen kies je een beroep en (optioneel) één of meer rollen. Kies je geen rol, dan krijgt de gebruiker de standaard-rollen die bij het beroep horen — vaak is dat genoeg.

2. Naar de gebruikerspagina

Open op je dashboard de actie Gebruikers Beheren — of ga rechtstreeks naar Organization Admin → Gebruikers in de navigatie.
Je komt op de pagina met het overzicht van alle gebruikers in je praktijk.

3. Een nieuwe collega uitnodigen

Klik rechtsboven op Uitnodigen. Het venster Nieuwe medewerker uitnodigen opent.
Vul het E-mailadres in. Bijvoorbeeld naam@voorbeeld.nl.
Kies een Beroep uit de dropdown. Op basis van het beroep verschijnt onder Aanbevolen Rollen een blauw blok met de standaard-rollen.
(Optioneel) Vink onder Rollen (optioneel) extra rollen aan, of schakel voorgestelde rollen uit.
Klik op Uitnodiging verzenden. Bij succes verschijnt de melding “Uitnodiging verzonden! — Een uitnodiging is verzonden naar [e-mailadres]”.

Het BIG-nummer hoeft de uitgenodigde collega niet nu in te vullen. Dat komt aan bod tijdens het accepteren van de uitnodiging — zie Eerste keer inloggen — of later via Gebruikers beheren.

4. Wat de uitgenodigde collega ontvangt

De collega krijgt een e-mail met onderwerp “U bent uitgenodigd!” en daarin:

De praktijknaam en rol waarvoor je uitnodigt;
Wie de uitnodiging heeft verstuurd;
De vervaldatum van de uitnodiging;
Een knop Uitnodiging Accepteren (en een fallback-link voor het geval de knop niet werkt).

De link is 7 dagen geldig en kan maar één keer worden gebruikt. Daarna moet de uitnodiging opnieuw worden verstuurd.

5. Openstaande uitnodigingen beheren

Onder het tabblad met openstaande uitnodigingen zie je per uitnodiging de status: In Afwachting, Geaccepteerd, Verlopen, Geannuleerd of Bounced.

Voor uitnodigingen met status In Afwachting heb je drie acties:

Actie	Wanneer gebruiken
Link kopiëren	Kopieer de uitnodigingslink om hem zelf op een andere manier door te sturen (bijv. via een ander kanaal).
Opnieuw verzenden	Stuur de e-mail nogmaals — handig als de eerste in de spam belandde of als de collega de mail kwijt is.
Annuleren	Trek de uitnodiging in. Je krijgt een bevestigingsvraag “Weet u zeker dat u de uitnodiging voor [e-mailadres] wilt annuleren? Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt.”

Actie

Wanneer gebruiken

Link kopiëren

Kopieer de uitnodigingslink om hem zelf op een andere manier door te sturen (bijv. via een ander kanaal).

Opnieuw verzenden

Stuur de e-mail nogmaals — handig als de eerste in de spam belandde of als de collega de mail kwijt is.

Annuleren

Trek de uitnodiging in. Je krijgt een bevestigingsvraag “Weet u zeker dat u de uitnodiging voor [e-mailadres] wilt annuleren? Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt.”

6. Bulk-uitnodigingen

In v1 nodig je gebruikers één voor één uit. Een CSV-import of bulk-actie is nog niet beschikbaar.

Heb je tien of meer collega’s tegelijk in te richten? Neem contact op met Aeyes — we kunnen je helpen met een eenmalige seed.

Veelvoorkomende vragen

Vraag	Antwoord
Mijn collega heeft de e-mail niet ontvangen.	Controleer eerst de spam-map. Niet daar? Klik op Opnieuw verzenden in het overzicht van openstaande uitnodigingen.
De uitnodiging is verlopen.	Annuleer de oude (status Verlopen) en stuur een nieuwe via Uitnodigen.
Ik wil een collega meer rollen geven dan voorgesteld.	Vink in het uitnodigingsvenster bij Rollen (optioneel) extra rollen aan. Of geef rollen later via Gebruikers beheren.
Hoe weet ik of de gebruiker de uitnodiging heeft geaccepteerd?	In het overzicht zie je de status van elke uitnodiging. Geaccepteerd betekent: account aangemaakt en kan inloggen. Een aparte notificatie naar jou als uitnodiger komt in een latere release.
Kan ik dezelfde rol aan een hele groep tegelijk geven?	Niet via bulk. Per gebruiker kun je dat wel doen — zie Gebruikers beheren.

Vraag

Antwoord

Mijn collega heeft de e-mail niet ontvangen.

Controleer eerst de spam-map. Niet daar? Klik op Opnieuw verzenden in het overzicht van openstaande uitnodigingen.

De uitnodiging is verlopen.

Annuleer de oude (status Verlopen) en stuur een nieuwe via Uitnodigen.

Ik wil een collega meer rollen geven dan voorgesteld.

Vink in het uitnodigingsvenster bij Rollen (optioneel) extra rollen aan. Of geef rollen later via Gebruikers beheren.

Hoe weet ik of de gebruiker de uitnodiging heeft geaccepteerd?

In het overzicht zie je de status van elke uitnodiging. Geaccepteerd betekent: account aangemaakt en kan inloggen. Een aparte notificatie naar jou als uitnodiger komt in een latere release.

Kan ik dezelfde rol aan een hele groep tegelijk geven?

Niet via bulk. Per gebruiker kun je dat wel doen — zie Gebruikers beheren.

Volgende stap

Ga verder met Rollen en rechten begrijpen.